気密処理お役立ち情報!業者の選び方を知っておこう

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文書を適正に管理する

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廃棄する時の問題

以前の日本の企業では、文書の存在はそれほど重要視されていませんでした。一部の機密文書以外は、殆ど管理が行き届いていませんでした。しかし、年を追って、文書の在り方も大きく変化しています。これまでは、機密性が高いとされていなかった文書も社外秘扱いとする事例が増えています。一例として、プライバシーポリシーの必要から、社員名簿や取引先リストなどは秘文書扱いとされることが殆どとなりました。そのような機密文書が増えることで、文書の管理や廃棄処理にも問題が生じています。多くの会社が文書管理ソフトを導入するようになり、保管年数や廃棄処理に関する規則を作成するようになりました。文書管理を徹底することで、機密文書を安全に管理し、情報の流出を防ぐことができるようになりました。そして、このような管理が行われるようになって、文書の廃棄処理に関する規定も厳しくなりました。機密文書を含む社内情報を含む書類は、ゴミ箱に捨てることはせず、専用の廃棄ボックスに入れる規則を作った会社もあります。廃棄ボックスは、文書処理専門業者の設置によるものです。ボックスが満杯になると、ボックスごと溶解処理に向けて引き取ってもらう仕組みです。溶解処理に回すことで、リサイクルに協力することになり、ゴミの削減も同時にできます。ボックス1つの処理は、三千円から五千円ほどですので、情報を守る費用としてはリーズナブルな価格です。この手のサービスを利用する企業は、確実に増加しています。

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