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文書の適正な管理と廃棄

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古い文書の廃棄方法は

現在の企業運営にとって、文書のセキュリティを高めることは非常に重要です。機密文書だけでなく、社内の規約や取引に関する内容を持つものは適正な管理が必要になります。適正な文書管理のためには、社内にどれだけの文書が存在するかを把握し、それぞれの文書に重要度のランク付けをすることです。そして、もう一つ大切なことは、それぞれの文書の保存期間や、改定された際の処分方法についても取り決めておくことです。膨大な数の文書を管理するためには、文書管理ソフトを使用すると便利です。膨大な数の文書を手作業だけで管理するには限界があります。ソフトの力を借りて管理を行なえば、年数が経った文書の廃棄処理のタイミングも図れます。古くなった文書を廃棄処理に回すことで、不要な文書が社内に溜まることも防げることになります。ただ、文書の廃棄処理に関しては、細心の注意が求められます。紙ベースや印刷された機密文書は尚更です。古くなった文書と言えども、社内情報が記載されているものは、一般ごみとし排出することは避けなくてはなりません。機密文書を含めた文書の廃棄処理は、情報の洩れを防ぐ意味でも、専門業者に委託することが必須となります。機密文書の廃棄処理を専門に行う業者は、処理をスピーディーに行ってくれます。処理方法も溶解処理に限られるので、情報が流出する危険性はありません。処理委託する際も、文書をその場で封印してくれるので、文書黒塗りの必要もありません。膨大な文書を廃棄する場合は、この方法に限ります。

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