気密処理お役立ち情報!業者の選び方を知っておこう

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文書の安全な廃棄方法

システム

社外流出を防ぐ目的

現在、多くの企業で文書管理の必要性が高まっています。その主な理由は、法律の改正などにより、機密性の高い扱いとなった文書が増加したことと考えられます。これまでの機密文書と言えば、会社の経営に関わるもの、独自開発の技術に関することに限られていました。ところが、最近では、プライバシーポリシーにより、顧客情報や社員のプロフィールなども機密性の高い文書の仲間入りをしたのです。そのような文書は、社外への流出は勿論、社員が勝手に印刷することもできなくなりました。今では、かなりの会社が、機密文書を電子媒体に保存しています。ただ、上層部の人間が使う資料として、紙媒体で保存する場合があります。紙ベースでの機密文書は、鍵のかかる金庫で厳重に保管されることになります。しかし、その機密文書も古くなったり改定されたりした場合は、廃棄処理をされることになります。一昔前であれば、焼却炉を設けていた会社も多かったのですが、今は環境の事を考慮して、機密文書専門の処理業者に委託されます。専門の業者に処理を委託した書類は、引き取りの時に封筒や段ボール箱に入れられて、その場で封印されます。封印された封筒や箱は、再び開封されることなく、翌日には溶解処理が施され、判読できる状態ではなくなります。専門業者は、スピーディーに処理を進めてくれるので、情報が漏洩する心配は一切ありません。文書管理規定の厳しい企業では、このやり方で機密文書が処理されています。

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