気密処理お役立ち情報!業者の選び方を知っておこう

男性

社内文書をリサイクルへ

多くの会社が、社内文書の電子化を進めています。電子化して文書のデータベースを作ることで、機密文書の管理も安全になります。そこで問題になるのは、古い紙ベースの機密文書の処理です。機密性の高い文書は、専門の処理業者に処理委託することがお勧めです。廃棄委託の際には、直接説明に来てくれる業者を選ぶことです。

詳しく見る

MENU

オフィス

文書を適正に管理する

社内文書の扱いは、年を追うごとに厳しくなっています。文書管理の徹底により、機密文書の廃棄処理規定を設ける会社も多くなりました。機密文書の廃棄の際、ゴミ箱でなく、文書処理の専門業者が設置したボックスに入れ、溶解処理に回すというやり方も増えています。

詳しく見る

システム

情報漏洩を防ぐために

2005年4月に施工された個人情報保護法により、機密文書や個人情報の取り扱いは厳しくなりました。そして現在、マイナンバー制度の運用により、企業は今まで以上に個人情報の取り扱いを慎重に行う事が必要です。機密文書の取り扱いも、廃棄と言う最終処理を終えるまで注意して行う事がより大切になります。

詳しく見る

システム

文書の安全な廃棄方法

機密性の高い文書の種類は、年を追うごとに増加しています。多くの企業では、機密文書を電子媒体で保管していますが、一部には紙ベースで保存されるものもあります。そのような文書を廃棄処理する際は、社外への流出を防ぐ工夫が重要です。安全に処理するためにも、専門業者への委託は欠かせません。

詳しく見る

男性

文書の適正な管理と廃棄

現在、文書に関するセキュリティの重要性が高まっています。機密文書だけでなく、社内情報が詰まった内容の文書は、適正な管理が求められます。文書管理ソフトの力をかりて、保存年限や廃棄処理に関することを決めておくのも大事です。そして、古くなった文書を廃棄する場合にも、情報の流出を防ぐことです。

詳しく見る

情報漏えいを防ぐには

PC操作

専門業者に文書破棄を依頼

個人情報の保護やプライバシーに敏感になっている今の世の中において、機密文書の処理は軽視できない問題になってきています。今回は、安全かつ低コストで処理を行うポイントをご紹介していきます。・専門業者に依頼するメリット近年、機密文書処理を専門に行う業者も多数登場してきています。生産性のない文書の破棄にわざわざコストをかけるのは一見無駄なように思えますが、一度情報漏えいしてしまったら信頼を取り戻すのはとても大変なことです。専門業者では、従業員のセキュリティ意識を高める教育や社内の監視システムをきちんと整備しています。また、自社で専門の設備を整えているところも多く、このような業者では文書の搬入から処理までを一貫して行えるという点で安心です。もし専門業者を頼らず自社内で機密文書を破棄しようとすると、ホッチキスを外して分別をしたり、シュレッダー掛けをするなど従業員に多くの手間と時間を取らせることになるため業務効率を下げかねません。以上のような点を考えれば、業者に依頼するメリットは大きいと言えます。・どのようにして業者を選ぶか業者選びの際、情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格である「ISO27001」を取得しているかを見ると安全面での指標となります。次に、処分方法を確認しましょう。機密文書の処理には大きく「焼却処分」と「溶解処分」に分けられます。一般的に焼却処分は分別の手間がかかる傾向にあります。一方、溶解処分は複数の業者が合同で行う場合も多くその分、情報漏えいのリスクが高くなるので自社工場を持っているかを併せて確認するようにしましょう。また、情報漏えい保険に加入しているかも見極めのポイントになります。万一、情報漏えいが発生した場合きちんと賠償する体制が整っているかの目安になります。以上のポイントに留意しつつ、複数の業者の見積もりを比較するとよいでしょう。

Copyright© 2017 気密処理お役立ち情報!業者の選び方を知っておこう All Rights Reserved.